Eine Virtuelle Assistenz finden - für deine Entlastung und einen freien Kopf für neue Ideen und Projekte
Die Arbeit als Selbständige bringt viele Herausforderungen und Anforderungen mit sich.
Eine schier endlose To-do-Liste, daneben Ideen mit Visionen, die im Kopf herumschwirren und endlich geboren werden wollen, und vielfältige Projekte und Aufgaben.
Am liebsten würdest du dich klonen (warum denke ich immer an Schafe ) Stell dir vor, es gäbe zwei von dir. Eine, die das umsetzt, wofür du unternehmerisch angetreten bist, und Eine, die die „Pflichtaufgaben“ erledigt.
Genau in solchen Momenten kann eine Assistenz Wunder wirken.
Aber wie findest du die richtige virtuelle Assistenz, die genau zu dir, deinen Wünschen und deinem Unternehmen passt?
Schritt 1: Definiere deine Bedürfnisse und Prioritäten, um deine perfekte virtuelle Assistenz zu finden
Welche Aufgaben möchtest du an deine virtuelle Assistenz delegieren?
Die Arbeit als Selbständige bringt viele Herausforderungen und Anforderungen mit sich.
Eine schier endlose To-do-Liste, daneben Ideen mit Visionen, die im Kopf herumschwirren und endlich geboren werden wollen, und vielfältige Projekte und Aufgaben.
Am liebsten würdest du dich klonen (warum denke ich immer an Schafe ) Stell dir vor, es gäbe zwei von dir. Eine, die das umsetzt, wofür du unternehmerisch angetreten bist, und Eine, die die „Pflichtaufgaben“ erledigt.
Genau in solchen Momenten kann eine Assistenz Wunder wirken.
Aber wie findest du die richtige virtuelle Assistenz, die genau zu dir, deinen Wünschen und deinem Unternehmen passt?
Welche Qualifikationen, Eigenschaften und Fähigkeiten sollte deine virtuelle Assistenz konkret mitbringen?
Nachdem du nun genau definiert hast, welche Aufgaben du delegieren möchtest kannst du daraus die entsprechenden Qualifikationen ableiten.
Suchst du jemanden mit Erfahrung in deinem Fachgebiet oder möchtest du jemanden, der Fachwissen in einem Bereich mitbringt, der auch für dich Neuland ist? Oder legst du besonderen Wert auf Soft Skills wie Organisationstalent, Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit, sich in dein Unternehmen hineinzuversetzen?
Nimm dir für diesen Schritt ausreichend Zeit und sorge dafür, dass du dir über die erforderlichen Qualifikationen im Klaren bist.
Zu beachten ist, dass die virtuellen Assistenten sehr unterschiedlich aufgestellt sind. Es gibt Nischen-Assistenten, die sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert haben und Allrounder, die sehr viel abdecken können. Beides hat Vor- und Nachteile.
Welche Verfügbarkeit und Flexibilität benötigst du von deiner virtuellen Assistenz?
Die ideale Zusammenarbeit sieht für jeden anders aus. Manche bevorzugen eine Assistenz, die vor Ort ist, andere wiederum bevorzugen die Flexibilität einer virtuellen Assistenz. Wie soll die Kommunikation stattfinden? Wie oft und auf welchem Weg? Möchtest du regelmäßige Meetings oder bevorzugst du den Austausch per E-Mail oder Messenger? Diese Fragen können dir dabei helfen, die beste Arbeitsweise für dich und deine zukünftige Assistenz zu definieren.
Lege den Umfang der Arbeit fest: Wie viele Stunden pro Woche benötigst du Unterstützung? Dieser Punkt kann sich selbstverständlich auch mit Zusammenarbeit entwickeln.
Was genau erwartest du von deiner Assistenz?
Möchtest du, dass deine Assistenz selbständig agiert und eigene Ideen einbringt, oder brauchst du jemanden, der bestimmte Aufgaben nach deinen Vorgaben ausführt? Dies kann Auswirkungen auf den Stundensatz und die Dauer der Beschäftigung haben.
Kosten und Budget: Welches Budget steht dir zur Verfügung?
Die finanzielle Planung und das Budget spielen eine entscheidende Rolle bei der Einstellung einer Assistenz. Welchen finanziellen Höchstbetrag bist du bereit, für diese Assistenz zu auszugeben?
Es ist wichtig, dieses Budget festzulegen, damit du deine Suche zielgerichtet durchführen kannst. Ein großzügiges Budget kann dir eine große Auswahl und potenziell hohe Fachkompetenz ermöglichen, während ein begrenztes Budget möglicherweise eine intensivere Suche erfordert oder die zu delegierenden Aufgaben genau definiert und begrenzt werden müssen.
Betrachte die finanziellen Aufwendungen für eine Assistenz als eine Investition in deine Zeit und Produktivität und nicht nur als Kosten.
Überlege dir, wie viele Stunden du durch die Auslagerung von Aufgaben gewinnen kannst. Diese frei gewordene Zeit kannst du dann in andere Bereiche deines Unternehmens investieren, die zur Steigerung deines Einkommens beitragen können. Zum Beispiel kannst du diese Zeit in die Kundenbetreuung und die Produktentwicklung investieren.
Fokus auf deine Kunden und deine Produkte. Mehr Umsatz ist dennoch möglich.
Ein einfaches Rechenbeispiel kann verdeutlichen, wie du trotz der Kosten für eine virtuelle Assistenz deinen Umsatz steigern kannst:
Angenommen, dein kalkulierter Stundensatz beträgt 130 € netto, während die virtuelle Assistenz 60 € netto pro Stunde kostet. Wenn die Assistentin genauso effizient arbeitet wie du und deine Aufgaben in einer Stunde erledigt, die du gleichzeitig für die Kundenbetreuung nutzt, ergibt sich folgende Rechnung: 150 € Einnahmen – 60 € Ausgaben = 70 € Differenz.
Deine Kunden profitieren von mehr deiner Zeit und deine Aufgaben werden gleichzeitig erledigt.
Eine Win-Win-Situation.
Natürlich ist diese Rechnung vereinfacht und die Realität kann anders aussehen, aber die Grundüberlegung passt. Wenn du also in eine Assistenz investierst, erhöhst du dein Potenzial, mehr Geld zu verdienen. So kann das Budget für die Assistenz zu einer lohnenden Investition werden, die dein Unternehmen auf das nächste Level heben kann.
Kommunikation und Chemie: Wie wichtig ist eine gute Kommunikation und harmonisches Zusammenspiel für dich?
Wie wichtig ist dir eine reibungslose Kommunikation und ein gutes Miteinander?
Steht das Fachwissen und die Kompetenz deiner Assistentin/deines Assistenten im Vordergrund oder ist dir die „Chemie“, d.h. das persönliche Verständnis und das harmonische Zusammenspiel genauso wichtig?
Es ist wichtig, diese Fragen zu beantworten, da sie einen großen Einfluss auf deine Entscheidung haben können. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen diesen beiden Faktoren kann ideal sein, aber jeder Mensch setzt andere Prioritäten, je nach seinen persönlichen Bedürfnissen und den Anforderungen des Unternehmens.
Daher ist es wichtig, für sich selbst zu klären, welcher Aspekt bei dir aktuell im Vordergrund steht, um die richtige Wahl zu treffen.
2. Schritt: Recherchiere und nutze deine Netzwerke um deine virtuelle Assistenz zu finden
Mit den nun definierten Prioritäten und Zielen vor Augen fängt deine aktive Suche an.
DEINE virtuelle Assistenz gibt es schon. Du musst sie „nur“ finden. 😉
Es gibt einige Assistenzplattformen und Freelancer-Portale, wo du dir einen ersten Überblick verschaffen kannst.
In Social Media Kanälen wie Instagram oder LinkedIn reicht teilweise schon die Suchfunktion und du bekommst Unmengen an Angeboten, Bildern und Namen. Auch Online-Communities und Foren bzw. Gruppen können dir wertvolle Tipps und Empfehlungen bereithalten.
Frage andere Selbständige in deiner Umgebung, in deiner Community oder bei Online-Netzwerkveranstaltungen Persönliche Empfehlungen von Menschen, die du schätzt, sind Goldwert.
Und vergiss nicht, immer die Augen offen zu halten – oft sind es gerade die zufälligen Begegnungen, die uns zu den interessantesten Menschen führen.
Baue dir eine kleine Übersicht auf, mit Namen und Besonderheiten und treffe eine Vorauswahl.
Notiere dir den Namen und die Quelle.
Erstelle zunächst eine grobe Übersicht und notiere die wichtigsten Randinformationen und deine Gedanken dazu. Beschränke dich im nächsten Schritt auf 3 Favoriten.
3. Schritt: Nimm Kontakt auf, erstelle dir einen kurzen Gesprächsleitfaden und führe Interviews durch. Du bist kurz davor, deine virtuelle Assistenz zu finden.
Nimm Kontakt mit deinen Favoriten auf. Schon ein kurzer Austausch kann dir Hinweise auf die Kapazitäten der Assistenz geben und dir einen ersten persönlichen Eindruck vermitteln.
Wenn der erste Kontakt vielversprechend ist, vereinbare ein Kennenlerngespräch. Zur Vorbereitung vergleiche deine Erwartungen und Bedürfnisse mit den Informationen, die du im Internet über die jeweilige Assistenz gefunden hast. Notiere dir spezielle Fragen, die dir wichtig sind oder Aspekte, die du genauer wissen möchtest und konzentriere dich auf das persönliche Kennenlernen.
Lerne deine neue Assistenz 1:1 kennen, das geht natürlich auch online.
Bedenke, dass dieses Gespräch kein klassisches Bewerbungsgespräch ist. Beide Seiten agieren als selbständige Unternehmer auf Augenhöhe.
Sieh das Gespräch als Chance, sich kennen zu lernen und zu prüfen, ob Bedürfnisse und Fähigkeiten übereinstimmen.
Und vor allem: Höre auf dein Bauchgefühl. Folge deiner Intuition. Fühlst du dich wohl und gut aufgehoben? Baut sich Vertrauen auf?
Entscheide dich oder frage nach einer Probeaufgabe.
Passt es auf Anhieb, dann legt los! 😊
Wenn die Assistenz nur größere Pakete für die Zusammenarbeit anbietet, dann frage ruhig nach einer Probephase zum Kennenlernen. Keinem ist geholfen, wenn es nicht „funkt“ und beide unzufrieden sind.
Für mich persönlich sollte es immer eine Entscheidung aus Vertrauen und Hingabe sein, keine Erfüllung der Aufgaben, weil man noch an Verträgen gebunden ist.
Die meisten Assistenzen rechnen auf Stundenbasis ab, sodass hier auch individuelle Startphasen vereinbart werden können.
Bestenfalls steigt mit der richtigen Vorbereitung die Chance, eine ideale Assistenz zu finden.
4. Schritt: Deine Assistenz ist gefunden, jetzt folgen die Vereinbarungen.
Eine gute Assistenz ist mehr als nur eine ausführende Kraft.
Sie sollte eine Vertrauensperson sein, mit der eine effektive Kommunikation möglich ist. Offenheit und Ehrlichkeit sind Schlüsselfaktoren, nicht nur bei der Aufgabenverteilung, sondern auch beim Feedback und bei der Konfliktlösung.
Stelle sicher, dass alle Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit dokumentiert sind, einschließlich Zeitumfang, Transparenz, Abrechnung und Kündigungsfristen.
Ein guter Vertrag schafft Klarheit, so dass jeder die Bedingungen und Erwartungen der Zusammenarbeit kennt und versteht.
5. Schritt: Mit deiner Virtuellen Assistenz lässt du dein Unternehmen zum Erfolg werden
Ob du die perfekte virtuelle Assistentin gefunden hast, wird sich in der Praxis zeigen, wenn ihr euch aufeinander eingestellt habt und ihr euch „eingegroovt“ habt. Dann könnt ihr euch optimal ergänzen.
Eine offene und ehrliche Kommunikation ist dabei unerlässlich. Jeder Mensch hat seine Grenzen und das ist auch gut so. Es ist wichtig, diese Grenzen zu besprechen und passende Lösungen zu finden, bevor es zu ernsthaften Problemen kommt.
Konflikte entstehen oft aufgrund von Missverständnissen, die schnell aus dem Weg geräumt werden sollten, um Schaden von dir und deiner virtuellen Assistentin abzuwenden.
Denke daran, dass deine virtuelle Assistentin ihr eigenes Unternehmen führt und nicht dein Angestellter ist, dem du Anweisungen geben kannst.
Das Ziel sollte eine gleichberechtigte Zusammenarbeit sein, die für beide Seiten eine Win-Win-Situation schafft.
Sei offen für Veränderungen und Anpassungen.
Vergiss nicht, dass es völlig in Ordnung ist, wenn du nicht sofort die perfekte Assistenz findest. Die Suche kann ein Prozess sein, der Geduld erfordert. Aber mit diesem Leitfaden bist du gut vorbereitet.
Jede Begegnung mit einer virtuellen Assistenz wird dir helfen, ein klareres Bild davon zu bekommen, was du wirklich brauchst und was dir wichtig ist. Deine virtuelle Assistentin kann sich natürlich auch weiterentwickeln und ihre Arbeit kann sich im Laufe der Zeit verändern. Im Idealfall unterstützt ihr euch euch gegenseitig.
Mit der richtigen Assistenz schaffst du dir mehr Freiraum für das, was du am liebsten machst: dein Unternehmen voranzubringen und deine Vision zu verwirklichen. Denke daran, dass deine Ziele auch die Mission deiner Assistenz sind.
Also: Bleib dran, bleibe motiviert und gib nicht auf!
Mit etwas Geduld und Ausdauer wirst du sie finden. Auf diesem Weg wünsche ich dir viel Erfolg. Du verdienst eine Assistenz, die genau auf dich und dein Unternehmen zugeschnitten ist.
Wenn du Unterstützung im Findungsprozess benötigst, helfe ich dir gerne weiter und begleite dich aktiv dabei. Wenn das für dich hilfreich sein kann, dann vereinbare jetzt ein Kennenlerngespräch.
P.S. Du kannst dich auch gerne mit diesem Leitfaden auf unser Gespräch vorbereiten.
